Europees aanbesteden
Wat is Europees aanbesteden?
Bij deze procedure maakt SURF via een Europees portaal bekend dat we namens de instellingen een bepaalde dienst af willen nemen. Alle geïnteresseerde leveranciers kunnen een inschrijving indienen. We bepalen samen met het kernteam aan de hand van vooraf gestelde beoordelingscriteria wie de winnaar wordt. Bij een Europese aanbesteding weet je dus nooit van tevoren wie de leverancier wordt.
Wanneer kun je gebruik maken van een Europese aanbesteding?
Wanneer de verwachte opdrachtwaarde voor je instelling voor de contractperiode €221.000 (exclusief btw) of meer is ben dan je verplicht Europees aan te besteden. Als de verwachte opdrachtsomvang voor deze periode tussen de meervoudige drempel en €221.000,- ligt is het ook interessant om deel te nemen aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van SURF. De bedragen (exclusief btw) gelden van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2025. Daarna kunnen ze weer worden gewijzigd.
Voordelen van aanbesteden via SURF
Het gezamenlijk aanbesteden van ict-contracten levert je als instelling een aantal voordelen op:
- Door het grote volume realiseren we goede (prijs)voorwaarden;
- Door het delen van kennis, ervaring en capaciteit komt een optimaal contract tot stand;
- Door gezamenlijk aan te besteden bespaar je de kosten van een eigen inkooptraject;
- Het contractmanagement kun je grotendeels aan SURF overlaten.
Aanbesteden via SURF
Het inkoopproces
Het inkoopproces voor ict-contracten is in vier fases verdeeld, deze zijn verspreid over de periode tussen het opstarten en daadwerkelijk uitvoeren van een aanbesteding. Bekijk de animatie met uitleg​ of lees daaronder de toelichting op de fases.
Het inkoopproces bij SURF
In deze fase wordt de behoefte van instellingen vastgesteld. Instellingen die gebruik maken van een aflopende overeenkomst ontvangen een commitmentpeiling om te peilen of zij behoefte hebben aan een nieuwe aanbesteding. Als er voldoende commitment wordt afgegeven ontvangen instellingen die geen gebruik maken van de aflopende overeenkomst een interessepeiling. We bepalen op hoofdlijnen de eisen en wensen en stellen de randvoorwaarden voor deze aanbesteding op. Hierna wordt de inkoopstrategie bepaald. Ook inventariseren we welke instellingen de intentie hebben om deel te nemen.
Met een aantal potentieel deelnemende instellingen stellen we een kernteam samen, met hen specificeren we de exacte eisen en wensen. De aanbestedingsdocumenten zijn de belangrijkste eindproducten van deze fase. Daarmee zijn alle stukken voor een daadwerkelijke aanbesteding gereed.
Na de specificatiefase begint de selectiefase voor een marktpartij en daarmee ook het formele traject van aanbesteden. De fase volgt een aantal vaste stappen waarbij we de aanbesteding publiceren op TenderNed en marktpartijen vragen kunnen stellen over de aanbesteding (nota van inlichtingen). In deze fase komen ook de inschrijvingen van marktpartijen binnen, deze worden door het kernteam beoordeeld.
Na de selectie van een marktpartij en gunning van de opdracht vindt het contracteren plaats. We starten met de voorbereidende werkzaamheden, zodat bestellingen geplaatst kunnen worden. De aanbesteding is afgerond en de rol van SURF wijzigt naar het bewaken van de overeenkomst, het zogenaamde contractmanagement. Voor een deel van deze aanbestedingstrajecten vindt de uiteindelijke gunning plaats via een procedure voor het sluiten van nadere opdrachten onder de raamovereenkomst (een mini-competitie). Deze mini-competities voeren instellingen meestal zelf – zonder verdere ondersteuning van SURF – uit. Welke aanbestedingsrechtelijke ruimte hebben onderwijsinstellingen bij de uitvoering van deze mini-competities?
Instellingen die in fase 1 aangeven deel te willen nemen aan de aanbesteding worden gedurende het gehele traject op de hoogte gehouden van de voortgang en ontwikkelingen. Aan het einde van fase 2, als alle stukken voor de aanbesteding gereed zijn, bepaal je of je daadwerkelijk aan de aanbesteding wilt deelnemen.
Inkoopkalender
Op de inkoopkalender​ op Mijn SURF (achter inlog) vind je een overzicht van alle lopende en toekomstige aanbestedingen. Zo kun je op voorhand bepalen welke aanbestedingen voor jouw instelling interessant zijn.