Privacyverklaring SURF B.V.

Als je je via onze website aanmeldt voor een evenement, vragen we de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam (verplicht veld)
• e-mailadres (verplicht veld)
• organisatie waar je werkt (verplicht veld)
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• betalingsgegevens
• dieetvoorkeuren
• eventuele overige informatie die je vrijwillig invult 

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). Daarnaast kunnen we op basis van deze gegevens (statistisch) onderzoek doen, om zo onze diensten te verbeteren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF kan jouw gegevens tot uiterlijk 18 maanden na het evenement gebruiken voor het verrichten van onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verbeteren van de evenementen die we aan de doelgroep aanbieden. Voor dit onderzoek pseudonimiseert SURF de gegevens, waardoor ze niet meer direct herleidbaar zijn naar personen. Hiervoor verwijdert SURF je naam en e-mailadres. Na 18 maanden worden je gegevens volledig geanonimiseerd, waardoor ze, zowel direct als indirect, niet meer herleidbaar zijn. SURF kan de geanonimiseerde gegevens dan uitsluitend nog gebruiken voor statistisch onderzoek.

Als je je inschrijft voor een online event van SURF, verwerken wij je persoonsgegevens om je aanmelding te verwerken. Onder het kopje ‘inschrijving evenementen’ zie je welke persoonsgegevens we verwerken en waarom we dat doen.  

Videoconferencing online events

Voor online events maakt SURF gebruik van partijen waar een verwerkersovereenkomst mee afgesloten is. Een SURF-event is altijd te volgen via je browser. Het is dan ook niet noodzakelijk om applicaties te downloaden. Het downloaden van de desktopversie van de tools kan de kijkervaring wel verbeteren.

Via onze website is het mogelijk een sessievoorstel voor een SURF-evenement in te dienen. Als je je via onze website aanmeldt om een sessie te verzorgen op een evenement, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

• voor- en achternaam (verplicht veld)
• mobiel telefoonnummer (verplicht veld)
• e-mailadres (verplicht veld)
• geslacht
• functie
• organisatie of instelling waar je werkzaam bent
• adres
• organisatiesector waarin je werkzaam bent
• medesprekers

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van je gegevens door SURF is noodzakelijk voor het verwerken van je sessievoorstel. Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken (rechtsgrond verwerking: toestemming).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je via onze website een sessievoorstel indient, bewaart SURF je gegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog 2 maanden voor eventuele vervolgvragen en het versturen van de evaluatie van je sessie.

Tijdens SURF-evenementen kunnen beeld- en geluidsopnames van plenaire en/of parallelsessies gemaakt worden, met als doel kennisoverdracht. Sprekers zullen hier duidelijk in beeld zijn, bezoekers zullen over het algemeen niet herkenbaar en alleen van de achterkant in beeld zijn. Dit kunnen wij echter niet garanderen. Als je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je achterin de zaal plaatsnemen. Doorgaans zijn alleen de voorste rijen van de bezoekers van de achterkant in beeld. Aangezien het ook om geluidsopnames gaat, zullen eventuele vragen en opmerkingen worden opgenomen. De video’s plaatsen wij op de Terugblikpagina op onze website, voor de termijn zoals hieronder beschreven.

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van gegevens van de sprekers vindt in samenspraak plaats op basis van toestemming of op grond van uitvoering van de overeenkomst. De verwerking van gegevens van de bezoekers die eventueel in beeld komen, vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF en zijn doelgroep (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang). SURF en zijn doelgroep hebben belang bij de kennisoverdracht die plaatsvindt via het openbaar maken van de video’s. Voor elke sessie wordt duidelijk aangegeven dat er beeld- en geluidopnames worden gemaakt, en hoe je ervoor kan zorgen dat je niet in beeld komt.

De video’s vallen onder de ‘journalistieke/academische uiting’ uit de privacywetgeving (artikel 85 AVG) en worden alleen op internet geplaatst zolang ze een journalistieke of academische waarde hebben. Het gevolg hiervan is dat het in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de beelden nog een journalistieke of academische waarde hebben. 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren de video’s zolang ze nog een journalistieke, academische of wetenschappelijke waarde hebben. Elk jaar checkt SURF dit. Deze waarde kan bijvoorbeeld blijken uit frequente views van de video’s.

Tijdens SURF-evenementen kunnen er foto’s, video’s en/of vlogs worden gemaakt door professionele fotografen, cameramensen en SURF. Deze sfeerbeelden kunnen wij gebruiken op onze socialmediakanalen, op onze website, in de nieuwsbrief of een mailing van SURF over het betreffende evenement. Daarnaast kunnen we een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal in het kader van het historisch besef bewaren in een archief.  

Waarom vragen we deze gegevens?

Wij verwerken deze beelden op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF. SURF heeft er belang bij om zijn evenementen via beeldmateriaal vast te leggen om zo kenbaarheid aan het evenement te geven.

Het is mogelijk om aan te geven dat je liever niet in beeld komt. Wij werken hiervoor met een kleurensysteem. Op basis van je voorkeur krijg je bij het evenement een keycord met een bepaalde kleur. Fotografen, cameramensen en SURF houden dan rekening met je voorkeur. SURF houdt altijd rekening met de privacy van zijn bezoekers, en maakt een zorgvuldige afweging van het beeldmateriaal dat wordt gebruikt in publicitaire uitingen van het evenement.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF bewaart beeldmateriaal in principe niet langer dan 2 jaar na het evenement. Na uiterlijk 2 jaar worden de beelden definitief verwijderd.

In uitzonderingsgevallen kan SURF een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal voor langere tijd bewaren, in het kader van het historisch besef. Dit beeldmateriaal kan dan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een jubileum. We kiezen zoveel mogelijk beeldmateriaal waar bezoekers niet duidelijk in beeld staan.

(Externe) camerajournalisten 

Tijdens SURF events zijn er camerajournalisten aanwezig voor een sfeerimpressie van dit evenement. Zij houden naast sfeerbeelden, in sommige gevallen ook korte interviews met bezoekers en sprekers. Voor deze korte interviews geef je zelf toestemming. De sfeerimpressie wordt pas na akkoord van de geïnterviewden gepubliceerd.

Wil je liever niet in een video verschijnen? Vraag bij binnenkomst op het evenement dan naar een rood keycord en draag deze gedurende de dag. 

SURF kan tijdens evenementen bezoekers interviewen. Van het interview wordt een video gemaakt, die bijvoorbeeld op de website kan worden geplaatst.  

Waarom vragen we deze gegevens?

SURF kan aan bezoekers vragen of ze willen deelnemen aan een interview (rechtsgrond verwerking: toestemming). Van het interview wordt een video gemaakt, die SURF kan gebruiken voor public-relationsdoeleinden (bijvoorbeeld door de video op de website te plaatsen of te verwerken in een terugblikvideo). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je akkoord gaat met de verwerking van het interview, bewaren wij de video van het interview niet langer dan 2 jaar na het betreffende evenement. In uitzonderingsgevallen kan SURF een afwijkende termijn hanteren. Als dit het geval is, geven we dit duidelijk aan in een schriftelijke toestemmingsverklaring die wij aan je voorleggen voordat het interview wordt afgenomen. 

De interviews kunnen onder de ‘journalistieke/academische uiting’ uit de privacywetgeving vallen (artikel 85 AVG). Het gevolg hiervan is dat het in die gevallen in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de bewaartermijn nog niet is verstreken.

Als je via e-mail contact met ons opneemt voor vragen of support, kan SURF de volgende gegevens van je verwerken:

• naam
• e-mailadres
• eventuele overige persoonsgegevens die je ons toestuurt in de e-mail

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het beantwoorden en afhandelen van je vraag (rechtsgrond verwerking: toestemming). Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je via e-mail contact met ons opneemt, bewaren wij je gegevens zolang als op basis van de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor eventuele vervolgvragen.

Als je je via de website aanmeldt om het kwartaalblad SURF Magazine te ontvangen, vragen we de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam
• geslacht
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• organisatie waar je werkt
• organisatiesector waarin je werkt
• functie

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding voor SURF Magazine te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). In ieder SURF Magazine lees je hoe je je kunt afmelden. Afmelden kan door een e-mail te sturen aan communicatie@surf.nl.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens zolang je abonnee bent van SURF Magazine. Nadat je je hebt afgemeld, verwijderen we je gegevens direct. 

Via onze website kun je formulieren invullen voor verschillende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden als spreker voor een evenement of een feedbackformulier invullen. Als je een webformulier invult, kan SURF de volgende gegevens van je vragen:

• voor- en achternaam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• interessegebied
• organisatie waar je werkt
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding of vraag te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens tot 1 maand nadat je vraag of aanmelding volledig verwerkt is, zodat we eventuele vervolgvragen nog kunnen beantwoorden.

Als je je aanmeldt voor onze online nieuwsbrief SURF Nieuws, vragen we de volgende persoonsgegevens::

• voor- en achternaam
• e-mailadres
• organisatie waar je werkt
• interessegebied
• Iedere nieuwsbrief van SURF bevat onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Nadat je je hebt afgemeld voor SURF Nieuws, ontvang je deze per direct niet meer. 

We verwerken persoonsgegevens in het kader van relatiemanagement, om te voldoen aan onze verplichtingen op basis van de overeenkomsten met onze relaties. Zo kunnen we gegevens van contactpersonen van instellingen, leveranciers en andere relaties vastleggen in het SURF-brede CRM-systeem. In het kader van relatiemanagement kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam 
• geslacht
• adres
• telefoonnummer
• mobiel nummer
• rol of functie
• afdeling
• instelling of organisatie waarbij je bent betrokken
• e-mailadres
• kort zakelijk bezoekverslag, als onze relatiemanager bij jou op bezoek is geweest

Waarom verwerken we deze gegevens?

Deze gegevens hebben we nodig in het kader van ons relatiemanagement (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we zolang als wettelijk nodig is. Zo bewaren we de gegevens die behoren tot de wettelijke basisadministratie tot 10 jaar na het eindigen van de overeenkomst. In alle andere gevallen bewaren we je gegevens tot 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst. 

SURF biedt een SURF-evenementen app aan (“SURF Events”), met informatie over alle SURF-evenementen. De app is te downloaden via de Google Playstore en de Apple ITunes Store. De app kan worden gebruikt zonder een profiel aan te maken. In dat geval kan je de algemene informatie uit de app bekijken, zoals het programma van het evenement en de sprekers. Daarnaast is het mogelijk een profiel aan te maken in de app, waardoor je toegang krijgt tot alle functionaliteiten. Je kan er zowel voor kiezen je profiel privé te houden, als openbaar te maken. Door het aanmaken van een profiel is het mogelijk om berichten te plaatsen op het bulletinboard, polls in te vullen, pushberichten te ontvangen en profielen te zien van andere gebruikers die hebben aangegeven hun profielen openbaar te willen maken in de app.

Bij het gebruik van de app kan SURF de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

Gebruik van de app zonder profiel

• IP-adres

Gebruik van de app met profiel

• E-mailadres (verplicht)
• Persoonlijk profiel
  • voor- en achternaam (verplicht)
  • zakelijke pitch (vrij veld) (optioneel)
  • social media profielen (optioneel)
• Verstuurde DM-berichten (optioneel)
• Programma favorieten (optioneel)
• Actieve en verlopen evenementen
• Likes en comments bulletinboard (optioneel)
• Pollingkeuzes (optioneel)
• IP-adres
• User-ID’s

Waarom vragen of verwerken we deze gegevens?

Voor de verwerking van deze gegevens hanteren wij verschillende grondslagen:

• E-mailadres en persoonlijk profiel. Deze gegevens zijn nodig om een persoonlijk profiel voor jou aan te kunnen maken in de app (grondslag: uitvoering overeenkomst).
• Je kan ervoor kiezen om jouw persoonlijke profiel openbaar te maken, zodat deze zichtbaar is voor alle gebruikers van de SURF events app. Dit is niet de standaard instelling. Standaard is de app zo ingesteld, dat je profiel privé is. Alleen als je hier actief voor kiest, wordt jouw profiel openbaar gemaakt (grondslag: toestemming).
• IP-adres en User ID. Deze gegevens verwerken wij om de veiligheid en stabiliteit van het systeem zeker te stellen (grondslag: gerechtvaardigd belang SURF).
• Alle berichten die je verstuurt, de berichten die je plaats op het bulletinboard en eventuele polls die je invult, worden verwerkt op basis van jouw toestemming (grondslag: toestemming).
• Jouw UserID, IP-adres en e-mailadres kunnen wij verwerken om foutmeldingen in de app te detecteren en de app te verbeteren (grondslag: gerechtvaardigd belang SURF). Lees hierover meer onder ‘Cookies en vergelijkbare technieken’.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Doorgifte gegevens buiten de EER

Een klein gedeelte van jouw persoonsgegevens kan worden doorgegeven naar ict-dienstverleners die zijn gevestigd in de VS. Deze partijen opereren onder het Privacy Shield en moeten de Europese privacywet naleven. 

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij maken bij het aanbieden van onze app gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein tekst bestandje waarmee u herkend kunt worden. Als wij het in deze Privacy Statement hebben over cookies, bedoelen wij daar ook vergelijkbare (volg-)technieken mee, zoals scripts.

Op onze applicatie worden de volgende cookies of soortgelijke technieken gebruikt:

Functioneel: Sentry

Sentry is een script dat wij gebruiken om foutmeldingen in de app te detecteren en de app te verbeteren. De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

• UserID
• IP-adres
• E-mailadres

Deze gegevens worden voor een maximale periode van 31 dagen bewaard.

Third party: Google Maps

De app maakt gebruik van de dienst Google Maps. Hiermee kan een geografische kaart worden weergegeven. Ook kunnen hiermee routebeschrijvingen worden gemaakt.

De informatie die Google verzameld wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is Privacy Shield gecertificeerd. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Gegevens verwijderen

Te volgen stappen voor het verwijderen van je profiel en bijbehorende data van de SURF Events App.

Wat wordt er verwijderd?

• Alle ingevulde data gekoppeld aan je profiel (zoals: naam, e-mailadres, ‘over jou’, je foto, functie titel, organisatie, etc.)
• Sessies die je favoriet hebt gemaakt.

1. Open de SURF Events App en klik op het profiel icon (log eerst in als je nog niet bent ingelogd).
2. Je komt nu op jouw profielpagina uit, klik op het settings knopje links onder.
3. Op de settings pagina scroll je naar beneden tot je bij de ‘delete profile’ knop bent en klik daarop.

Na het bevestigen van deze actie wordt jouw profiel en alle bijbehorende data verwijderd. Het kan tot 30 dagen duren voordat jouw data ook uit alle backups is verdwenen.

SURF monitort het imago en de (online) reputatie van SURF. Hiervoor maakt SURF gebruik van de tool Spotler Engage. Spotler Engage wordt geleverd door Spotler en wordt naast (online en offline) monitoring ook gebruikt voor webcare en publishing. Voor deze doeleinden worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• (Bedrijfs)naam, woon/vestigingsplaats
• E-mailadres
• Profielfoto
• Geboortedatum/leeftijd
• Geslacht
• Beroep
• Lifestyle kenmerken (o.a. gezinssamenstelling, woonsituatie, interesses, demografische kenmerken
• Data verkregen uit social media profiel (Facebook-, X-account, (voorheen Twitter), etc.)

Waarom vragen we deze gegevens?

We verwerken deze persoonsgegevens om het imago en de (online) reputatie van SURF te monitoren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF kan zelfstandig binnen de door Spotler geleverde applicatie de bewaartermijn van persoonsgegevens instellen en aanpassen. De persoonsgegevens die verwerkt worden maximaal twee jaar na het verzamelen van de gegevens verwijderd uit de tool.

Doorgifte gegevens buiten de EER

Een klein gedeelte van jouw persoonsgegevens kan worden doorgegeven naar een verwerker die door Spotler wordt ingeschakeld die is gevestigd in de VS. Deze partij zal slechts sporadisch worden ingeschakeld en hierbij worden persoonsgegevens alleen op zeer kleine schaal worden verwerkt.  

Afmelden voor verwerking Spotler Engage

Als je niet wilt dat deze persoonsgegevens van jou worden verwerkt door SURF, kun je je hiervoor afmelden. Afmelden kan via het adres online@surf.nl. Ook kan je tegen deze verwerking in bezwaar gaan volgens de gebruikelijke manier (zie onderstaand).

Het gaat hierbij om het verwerken van je gegevens voor het:

• Nomineren van potentiële deelnemers
• Deelnemen aan SURF Onderwijsawards of SURF Research Champions of SURF Security & Privacy Award
• Door SURF online publiceren van gegevens van de winnaars na afloop

Nominatie

Via onze website kun je je jezelf of iemand anders nomineren voor de SURF Onderwijsawards of SURF Research Support Champions of de SURF Security & Privacy Award. Daarvoor is het nodig om een beperkte set aan persoonsgegevens van zowel de genomineerde als de nomineerder te verwerken. Van de genomineerde kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Voornaam (verplicht veld)
• Achternaam (verplicht veld)
• Instelling (verplicht veld)
• Functie (verplicht veld)
• E-mailadres (verplicht veld)
• Vragen over genomineerde (verplicht veld)

Als de genomineerde door een ander wordt genomineerd, worden de volgende gegevens van de nomineerder verwerkt:

• Naam
• Onderwijsinstelling
• Functie
• E-mailadres

Deelname

Nadat de organisatie een selectie heeft gemaakt op basis van de deelnemersvoorwaarden, kun je een uitnodiging ontvangen om je officieel aan te melden voor de awards. Als je deelneemt, zullen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• Instelling
• Functie
• E-mailadres

Online publiceren van winnaars

Als je tot de winnaars behoort van een SURF Onderwijsaward of SURF Research Support Champion of een SURF Security & Privacy Award, verwerkt en publiceert SURF jouw gegevens na afloop van de awards, om via de website verslaggeving te maken van, en kenbaarheid te geven aan het evenement en de winnaars. SURF kan hiervoor de volgende gegevens online publiceren:

• Naam
• Foto
• Instelling
• Beeldmateriaal in terugblikvideo
• Video van winnaars
• Interview met winnaars

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je nominatie te verwerken (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang). Het gerechtvaardigde belang van SURF en de onderwijssector is het organiseren van de SURF Onderwijsawards en de onderzoeksector de SURF Research Support Champions en de SURF Security & Privacy Award. De awards hebben onder meer als doel om innovatie en veranderingen in het onderwijs en onderzoek te stimuleren. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om iemand te nomineren voor awards. Het belang van de genomineerde is om deel te kunnen nemen aan deze awards. 

Voor de deelname aan de awards zal de verwerking van je gegevens plaatsvinden op grond van jouw toestemming (rechtsgrond verwerking: toestemming). Bij inschrijving word je gevraagd akkoord te gaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Voor het online publiceren van gegevens van de winnaars is de grondslag voor deze gegevensverwerking het gerechtvaardigd belang van SURF (en dat van de onderwijs/onderzoeksector). SURF heeft er belang bij dat er verslaggeving plaatsvindt van het evenement en de winnaars via bijvoorbeeld de website, de nieuwsbrief en social media.

Hoe lang bewaart SURF deze gegevens?

Wanneer je iemand nomineert of deelneemt, dan bewaart SURF jouw gegevens tot 1 maand na de SURF Onderwijsawards of SURF Research Support Champions of de SURF Security & Privacy Award.

Voor de gegevens van de winnaars van de SURF Awards hanteert SURF de volgende bewaartermijnen:

Welke partijen verkrijgen deze persoonsgegevens?

Voor het (online) organiseren van de SURF Onderwijsawards of SURF Research Support Champions of de SURF Security en Privacy Award kan gebruik worden gemaakt van verschillende tools. De door jou verstrekte gegevens worden alleen aan derde partijen verstrekt als dit noodzakelijk is voor het organiseren van de awards.