Gedragscode

Integriteit is voor SURF een voorwaarde voor het goed uitoefenen van haar activiteiten. SURF verwacht van medewerkers, bestuurders en commissarissen dat ze zich integer gedragen. Zij moeten er zich bij hun handelen van bewust zijn dat SURF met behulp van subsidies en geld van lidinstellingen haar activiteiten uitvoert en zich verantwoordelijk voelen om daar zorgvuldig mee om te gaan.

SURF heeft een gedragscode opgesteld waarmee SURF de normen en waarden voor integer gedrag uitdraagt. De SURF-gedragscode is openbaar en wordt gepubliceerd op de website. SURF hecht er waarde aan om als organisatie zo transparant mogelijk te zijn. Besluiten die genomen worden in bijvoorbeeld de Ledenraad, RvC of directieraad worden naar direct belanghebbenden gecommuniceerd via daarvoor geschikte kanalen zoals de website, nieuwsbrieven of intranet. SURF houdt in de uitoefening van haar activiteiten rekening met de belangen van haar stakeholders en de impact op maatschappij en milieu. Duurzaamheid is een expliciet en uitgedragen principe van SURF, zowel binnen de eigen organisatie als in haar dienstverlening, activiteiten en projecten. Duurzame ICT is bijvoorbeeld één van de speerpunten van het Meerjarenplan SURF.

Gedragsregels SURF

In sommige situaties bieden gedragsregels een extra houvast voor het doen óf laten in bepaalde situaties als wet- en regelgeving daarin niet voorzien. Met behulp van onderstaande gedragsregels kunnen medewerkers, bestuurders en commissarissen risico’s en kwetsbaarheden inschatten en situaties vermijden waarin de schijn zich tegen hen of SURF zou kunnen keren.

1. Nevenactiviteiten/belangenverstrengeling

   Iedere medewerker, bestuurder of commissaris is verplicht om alle nevenactiviteiten, betaald of onbetaald, die kunnen leiden tot belangenverstrengeling te melden. Bestuurders en medewerkers moeten toestemming vragen aan de leidinggevende, waarbij hij/zij dit alleen op redelijke gronden zal weigeren. Nevenactiviteiten van bestuurders en commissarissen worden gepubliceerd op de website van SURF.

   Een medewerker die persoonlijke, niet zakelijke betrekkingen heeft met een aanbieder van goederen of diensten aan SURF, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
   
    

2. Geschenken en giften
   
   Een medewerker, bestuurder of commissaris neemt in het kader van zijn/haar dienstbetrekking of werkzaamheden of geen vergoedingen, betalingen of geschenken aan van derden met een waarde hoger dan € 50,00.
   
    
3. Uitnodigingen van leveranciers

   Het komt regelmatig voor dat medewerkers van SURF uitnodigingen ontvangen van leveranciers. In de uitoefening van zijn/haar functie hanteert de medewerker en bestuurder een zodanige afstand dat de professionele onafhankelijkheid en integriteit gewaarborgd blijven. Er wordt een zorgvuldige afweging gemaakt of wordt ingegaan op uitnodigingen van derden.

   SURF maakt een onderscheid in uitnodigingen die gedaan worden gedurende de selectiefase (eerste categorie), en uitnodigingen die gedaan worden na het tekenen van een contract (tweede categorie).

   Het beleid dat SURF voert ten aanzien van uitnodigingen van de eerste categorie is dat deze niet worden geaccepteerd. Gedurende het selectietraject wordt de omgang beperkt tot zakelijke contacten met leveranciers. Mocht er een uitzondering worden gemaakt, omdat het gaat om een uitnodiging die zeer interessant of noodzakelijk van aard is, dan zal SURF de kosten geheel zelf betalen.

   Het beleid dat SURF voert ten aanzien van uitnodigingen van de tweede categorie is dat dergelijke uitnodigingen alleen worden geaccepteerd als deze passend zijn in het licht van de relatie met de leverancier en de te verstrekken opdracht aan de leverancier. De medewerker zal bij twijfel altijd overleggen met zijn of haar leidinggevende.
   
    

4. Omgaan met informatie, geheimhouding en vertrouwelijkheid documenten

   1. Medewerkers, bestuurders en commissarissen onthouden zich van het doen van enige mededeling aan wie dan ook over gegevens waarvan hij/zij het vertrouwelijke karakter kent of behoort te kennen ten aanzien van alle aangelegenheden die SURF betreffen, ongeacht de wijze waarop deze hem/haar ter kennis zijn gekomen.

   2. Deze geheimhoudingsplicht blijft van toepassing tot na beëindiging van het dienstverband of de benoemingstermijn.

   3. Een medewerker, bestuurder of commissaris zal uitsluitend documenten, correspondentie, informatiedragers en/of kopieën hiervan, die aan SURF toebehoren, in zijn/haar bezit houden, voor zover en voor zolang dit voor de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden vereist is.

   4. Een medewerker, bestuurder of commissaris is verplicht om, op verzoek van SURF, documenten, correspondentie, informatiedragers en/of kopieën hiervan aan het einde van de arbeidsovereenkomst, ofwel bij non-activiteit of schorsing, onmiddellijk aan SURF over te dragen.

   5. Medewerkers, bestuurders en commissarissen van SURF gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie. Privacy van stakeholders wordt gerespecteerd, informatie wordt deugdelijk opgeslagen en van beschikbare kennis wordt niet op een oneigenlijke manier gebruik gemaakt.
      
       

5. Omgaan met sollicitanten
   
   SURF wil bij de werving van nieuwe collega’s een transparant en eerlijk wervingsproces. We hanteren bij wervingsprocedures de sollicitatiecode van de NVP (Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement). Deze code is opgesteld is overleg met de Stichting van de Arbeid.

   Het uitgangspunt van de sollicitatiecode is dat er een eerlijke kans is op een aanstelling voor de sollicitant, dat de sollicitant eerlijk en deugdelijk geïnformeerd wordt en dat SURF alleen informatie vraagt van sollicitant die relevant is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie.

Deze gedragscode is vastgesteld op 22 september 2015