Inkoop

We kopen ict en content in tegen de best mogelijke voorwaarden en zorgen ervoor dat je deze makkelijk kunt gebruiken. Daarnaast ondersteunen we je bij inkooptrajecten die we voor instellingen gezamenlijk uitvoeren.

Close-up handen man achter laptop met bomen en planten op de achtergrond

Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) is een innovatieve en flexibele manier voor een aanbestedende dienst om een product of dienst in te kopen. Het DAS van SURF biedt Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen een route om software en hardware in te kopen. Leveranciers die zich aanmelden binnen het DAS krijgen de mogelijkheid om hun product of dienst aan te bieden aan de leden van SURF.

Wat is een Dynamisch Aankoopsysteem?

Een DAS is een elektronische marktplaats waarop een aanbestedende dienst een uitvraag kan doen en waar marktpartijen vervolgens een offerte kunnen aanbieden. De opdracht gaat naar de beste inschrijving. Het systeem is flexibel en transparant, ontworpen om snel en efficiënt in te spelen op veranderende behoeften en marktomstandigheden.

Huidige DAS productcategorieën

SURF heeft een DAS ingericht voor de productcategorieën online collaboration tools, videosoftware, compliance dienstverlening en SURFcumulus. In december 2024 voegen we de productcategorie referentiesoftware toe.

Online collaboration tools

SURF heeft een overkoepelende marktplaats ingericht voor het inkopen van Commercial Off-The-Shelf (COTS) oplossingen met drie subcategorieën:

Online whiteboarding tools - Softwareoplossingen die worden geleverd als apps of browser gebaseerde tools. Voor educatieve doeleinden of ter ondersteuning van teams om in real-time visueel over afstand samen te werken.
Project, task & work(place) management tools - Software om plannen, projecten en processen te coördineren binnen de hele organisatie. Een digitale tool waarmee je zowel projecten als niet-projecttaken kunt plannen, volgen, organiseren en beoordelen om bedrijfsresultaten en teamprestaties te verbeteren.
Online polling & survey tools - Gebruiksvriendelijke enquêtesoftware voor vragen over klaslokalen, presentaties, klanttevredenheid, feedback van medewerkers, marktonderzoek en andere online vragenlijsten.

Het DAS is ingericht in het nieuwe en gebruiksvriendelijker platform van Mercell. Door SURF zijn er per categorie templates voor de uitvragen voorbereid.

Bekijk voor een uitgebreide instructie voor je instelling de presentatie DAS Online collaboration tools in Mercell op de pagina Dienstverlening | DAS Mijn SURF (achter inlog).
Bekijk voor deelnemende leveranciers het document Leveranciers DAS online collaboration tools.

Leverancier
Wil je als leverancier deelnemen? Meld je aan via Mercell | DAS online collaboration tools

Videosoftware

SURF is een DAS gestart voor de productcategorie ‘videosoftware’ vanwege de behoefte aan flexibiliteit bij onze leden. De aanleiding hiervoor was het toegenomen gebruik van verschillende softwareoplossingen om onderwijs op afstand mogelijk te maken.

Leverancier
Wil je als leverancier deelnemen? Meld je aan via Mercell | DAS videosoftware

Compliance Dienstverlening

Bij een inbreuk op persoonsgegevens bestaat voor je instelling het risico op boetes, reputatieschade en aansprakelijkheidsstellingen. Daarom is het noodzakelijk om bij leveranciers te toetsen hoe zij data van je instelling verwerken. Hier moeten duidelijke afspraken over worden gemaakt. Het inkooptraject Compliance Dienstverlening voorziet dan ook in de verwerving van - tijdelijke - privacy en security expertise. Hiermee kan je instelling een compliance traject starten en compliance zaken toetsen en/of verzorgen.
Let op: je instelling kan alleen vooraf gedefinieerde projectopdrachten uitvragen; géén inhuurtrajecten op basis van uurtje-factuurtje.

Samenhang deelname DAS - SURF Vendor Compliance diensten
SURF Vendor Compliance voert soortgelijke diensten uit voor instellingen. Wat is de meerwaarde om deel te nemen aan het DAS? Samengevat:

Met deelname aan het DAS kan je instelling de trajecten die SURF Vendor Compliance heeft uitgevoerd verder afronden.
Je instelling kan zelf privacy en security diensten opstarten die niet bij SURF Vendor Compliance op de agenda staan. · Lees voor meer informatie het document Samenhang deelname DAS - SURF Vendor Compliance diensten.

Leverancier
Wil je als leverancier deelnemen? Meld je aan via Mercell | Compliance Dienstverlening

SURFcumulus

SURFcumulus biedt instellingen de mogelijkheid om via een DAS rechtmatig gebruik te maken van clouddiensten. Daarnaast worden aanvullende diensten aangeboden, om de stap naar de cloud, het gebruik en beheer eenvoudiger te maken. Bekijk voor meer informatie de webpagina SURFcumulus | SURF.nl.

Referentiesoftware

Referentiesoftware biedt je de mogelijkheid consequent informatie te verzamelen, te beheren en te gebruiken.

Leg je eigen bibliotheek van referenties aan.
Integreer eenvoudig referenties en verwijzingen in een tekst, volgens een bepaalde citatiestijl.
Voer noten in in Word-documenten.
Stel literatuurlijsten samen.

In december 2024 wordt deze DAS operationeel en kan je instelling via een mini-competitie uitvragen doen.

Support diensten op Microsoft oplossingen

Meerdere instellingen hebben aangegeven behoefte te hebben aan support-dienstverlening op Microsoft producten, vergelijkbaar met Premier & Unified Support. SURF heeft onderzocht welke mogelijkheden de markt heeft om deze dienst te leveren. Hieruit blijkt dat zowel Microsoft als Microsoft partners dit kan leveren.

Met het inrichten van het DAS bevorderen we concurrentie onder deze marktpartijen. Instellingen die een overeenkomst met Microsoft hebben, kunnen deelnemen aan het DAS door het invullen van de deelnameverklaring. Neem voor vragen en begeleiding voor het uitvoeren van een mini-competitie contact op met inkoop@surf.nl.

Voordelen van het DAS via SURF

De voordelen van het Dynamisch Aankoopsysteem op hoofdlijnen:

Het DAS is flexibel: instellingen kunnen individueel tijdens de gehele looptijd van het DAS bepalen of, en wanneer zij instappen en een uitvraag doen. Bijvoorbeeld nadat een al bestaand contract afloopt.
(Nieuwe) leveranciers kunnen ook tijdens de looptijd van het DAS worden toegelaten.
Instellingen kunnen op individuele basis instappen, maar ook in een groep met meerdere instellingen (buyer groups) om zo door volumebundeling een scherpere prijs te bedingen. Zowel individuele afname als die via buyer groups is mogelijk boven (en onder) de aanbestedingsgrens.
Het is laagdrempelig, doordat de leveranciers alleen worden toegelaten nadat zij voldoen aan de vooraf gestelde toelatingscriteria.
Je instelling hoeft geen complex aanbestedingstraject uit te voeren, maar vraagt eenvoudig een offerte uit.
Een korte doorlooptijd, waarbij de periode tussen het plaatsen van de opdracht en het ontvangen van offertes minimaal 10 dagen is.
Een diversiteit aan leveranciers binnen deze marktplaats waardoor je concurrerende offertes kunt uitvragen.
Je hebt de mogelijkheid om de specifieke behoefte van je eigen instelling uit te vragen.

Hoe werkt het DAS van SURF?

In het DAS onderscheiden we de volgende processtappen en rolverdeling

1. Instellingsfase en toetreding
SURF zet een DAS op door een aankondiging te doen via Tenderned. Leveranciers die willen deelnemen, schrijven zich in via Mercell. Daarbij tonen ze aan dat ze aan de gestelde eisen voldoen. Deze eisen kunnen variëren afhankelijk van het onderwerp en de specifieke behoeften van de leden van SURF.

2. Continu toetreden van leveranciers
In tegenstelling tot andere procedures, kunnen nieuwe leveranciers gedurende de gehele looptijd van het DAS toetreden. Dit zorgt ervoor dat het aanbod altijd up-to-date is met de nieuwste technologieën en diensten.

3. Uitvraag voorbereiden en plaatsen
Wanneer een onderwijs- of onderzoeksinstelling een specifieke behoefte heeft, kunnen zij via het DAS een uitvraag plaatsen. Voor elk dynamisch aankoopsysteem levert SURF templates aan die als basis gebruikt kunnen worden om de eigen uitvraag voor te bereiden.

4. Leveranciers dienen offertes in
Alle toegelaten leveranciers ontvangen automatisch een uitnodiging om te reageren op de uitvraag. De voorwaarden en specificaties voor de opdracht worden duidelijk omschreven, zodat leveranciers gericht kunnen inschrijven.

5. Gunning van opdrachten
Op basis van de ingediende offertes wordt de opdracht gegund aan de leverancier die het beste voldoet aan de gestelde criteria. Dit kan bijvoorbeeld de laagste prijs zijn. Maar ook kwaliteit, service of andere factoren kunnen een rol spelen. Het gebruik van duidelijke en objectieve gunningscriteria zorgt voor transparantie en eerlijkheid in het proces.

Lees voor meer informatie het document met een overzicht van DAS proces en rolverdeling SURF - Instelling - Leverancier

Wanneer kun je gebruik maken van het DAS?

Het gebruik van het DAS hangt niet af van de contractwaarde. Je kunt gebruik maken van het DAS bij producten en diensten die standaard beschikbaar zijn op de markt (het gaat hier dus niet om producten met complexe implementaties maar om Commercial Off The Shelf oplossingen).

Om gebruik te maken van het DAS vragen we je om een aantal afspraken met SURF overeen te komen. Deze afspraken staan in de deelnameverklaring en hebben betrekking op het faciliteren van het DAS, het uitvoeren van de offerte (inschrijvingsverzoek), het bestellen van de producten en diensten via Mijn SURF en het leverancier- en contractmanagement.

Om het DAS aantrekkelijk te maken voor de toegelaten leveranciers vragen we je ook aan te geven wanneer je gebruik wenst te maken van het DAS en een inschatting te geven over het budget wat je nodig hebt om de producten en diensten af te nemen. Voordat je toegelaten wordt aan het DAS ontvang je van SURF de benodigde informatie in de vorm van tutorials, webinars en documenten zodat je met een snelle start een offerte in het DAS kunt uitbrengen.

Bekijk voor meer informatie over het DAS deze Q&A.

Neem voor vragen over het DAS contact op met afdeling inkoop via e-mail naar inkoop@surf.nl.