Zoom introduceert wereldwijde verbeteringen rondom de privacy van persoonsgegevens

6 juni 2023 - Het borgen van privacy is van groot belang voor het vertrouwen van gebruikers in technologiebedrijven. Je wilt gebruik maken van digitale technologieën in de wetenschap dat je persoonlijke gegevens veilig zijn. De privacy-, product- en technische teams van Zoom hebben zich daarom gericht op het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossingen waarmee gebruikers zelf hun data en privacy voorkeuren kunnen instellen. Vanaf vandaag heb je toegang tot een reeks tools en functies waarmee je meer inzicht en controle hebt over je eigen gegevens.

Wat houden de wijzigingen in?

• Gegevensopslag binnen de EER: betalende klanten binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen ervoor kiezen hun gegevens voor vergaderingen, webinars en Team Chats voortaan fysiek binnen de EER op te slaan. Deze gegevens worden slechts op individuele basis en bij uitzondering gedeeld met teams van Zoom in de VS, zoals het Zoom Trust & Safety team.
• Europees supportteam: Zoom heeft een support team binnen Europa opgericht. Gebruikers kunnen nu tijdens kantooruren technische ondersteuning krijgen door support medewerkers in de EU als zij zich hiervoor hebben aangemeld. Alle informatie wordt dan binnen de EER verwerkt.
• Inzage- en verwijderverzoeken: Zoom heeft een tool ontwikkeld waarmee beheerders makkelijk aan de inzage- en of verwijderverzoeken van haar gebruikers kunnen voldoen. Dit geldt voor de Zoom meetings, webinars en de team chat. Deze tool is een hulpmiddel bij de naleving van de AVG.
• Marketingvoorkeurscentrum: gebruikers kunnen zich met één klik aan- of afmelden voor alle marketingcommunicatie en nieuwsbrieven van Zoom.
• Audit log tracking: audit logs registreren de specifieke acties die beheerders namens gebruikers uitvoeren. Accounteigenaren en beheerders hebben nu de mogelijkheid om bij te houden wanneer deze logs worden geëxporteerd of verwijderd.
• Retentiebeleid: gebruikers krijgen meer inzicht in het beleid van Zoom voor het bewaren en verwijderen van gegevens, en in de acties die Zoom onderneemt om de naleving hiervan te garanderen.

"We zijn trots dat we deze privacy-updates aan onze klanten kunnen aanbieden", zegt Lynn Haaland, Chief Compliance, Ethics en Privacy Officer bij Zoom. "Deze nieuwe tools bieden onze Europese gebruikers meer controle over waar hun gegevens worden verwerkt en opgeslagen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om persoonlijke gegevens te verwijderen. Instellingen kunnen voor ons kiezen in de wetenschap dat ze een leverancier hebben die zich inzet voor de bescherming van hun gegevens."

Samenwerking is van groot belang

De nieuwe privacy-functies van Zoom zijn ontwikkeld als onderdeel van de nauwe relatie met SURF, de samenwerkingsorganisatie voor ict in het Nederlandse onderwijs en onderzoek. Deze samenwerking begon in 2021 naar aanleiding van een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Hierdoor maakt Zoom grote stappen op het gebied van privacy voor haar gebruikers; veel van deze nieuwe functies zijn een direct resultaat van deze nauwe samenwerking.

"We zijn blij met de aanpassingen die Zoom naar aanleiding van onze samenwerking in de software heeft doorgevoerd", aldus Jet de Ranitz, CEO en voorzitter van de raad van bestuur van SURF. "Met de nieuwe privacy-functies en recente aanpassingen hebben zij laten zien dat de Europese privacy-standaarden erg belangrijk voor hen zijn. We zijn erg blij met het resultaat en de positieve voordelen voor Europese gebruikers."

Waar kun je de instellingen vinden?

Zoom's nieuwe tools voor toegangsverzoeken van betrokkenen en het verwijderen van gegevens zijn beschikbaar binnen het Zoom webportaal onder ‘Privacy’. Het marketingvoorkeurscentrum en de Europese technische support zijn toegankelijk via de support pagina. Zoom is, in het Zoom Privacy Center, voor betalende klanten binnen de EER begonnen aan de uitrol van de gegevensopslag op EER-niveau. Het beleid rondom het bewaren en verwijderen van gegevens zijn te vinden in de privacy sheet.

Meer details over Zoom’s benadering van privacy en beveiliging zijn te vinden in het Zoom Trust Center.

Lees hier alles over het compliancy traject met Zoom.