‘Drie universiteiten voor de prijs van één’

Het moet een bizarre ervaring zijn voor studenten die in de eenentwintigste eeuw werden geboren. Wil je een vak volgen aan een andere universiteit? Dan moet je een formulier uitprinten en inleveren bij een examencommissie. En als die er akkoord op geeft, moet het formulier naar een commissie bij de andere instelling. In een envelop! Waar koop je die?

Deze vorm van datauitwisseling is niet alleen archaïsch, maar ook ondoorzichtig. Geregeld verschijnen studenten in paniek bij de balie omdat alles veel langer duurde dan ze verwachtten.

Hordenloop

Deze gang van zaken is heel gebruikelijk bij onderwijs ‘buiten de deur’. “Je moet echt een doorzetter zijn”, zegt Marja Verstelle. Als kwartiermaker bij de strategische onderwijsalliantie Leiden-Delft-Erasmus Universities (LDE) is ze vertrouwd met de complicaties van uitwisseling op onderwijsgebied. De drie instellingen bieden al sinds 2015 de mogelijkheid aan om over en weer minoren te volgen. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

“We willen het aantal studenten dat bij een van de partners een minor volgt dan ook graag verdubbelen. Maar op de huidige manier is dat onmogelijk. Dat komt vooral voor de administratie aan de achterkant.”

Het ongemak van de studenten is namelijk ook het ongemak van de medewerkers: “Het wordt steeds moeilijker voor de mensen die achter de schermen alle gastaccounts handmatig moeten aanmaken, inschrijvingen in systemen moeten stoppen en noem maar op. Alles op basis van uitgewisselde Excelsheets en PDF’s. Het is gewoon niet meer te doen qua omvang.”

Afspraken

Eén voordeel hebben de LDE-studenten en -medewerkers: ze zijn niet afhankelijk van examencommissies die externe minors moeten goedkeuren. Verstelle legt uit: “Binnen LDE hebben we de deal gemaakt dat alle minoren qua niveau en kwaliteit op voorhand goedgekeurd zijn door de examencommissies. Dat scheelt die commissies ook een enorme hoeveelheid werk. We spraken af: wat goed is voor een Leidse student is ook goed voor een Delftse of een Rotterdamse.”

Verder reserveren we 33% van de plaatsen in een minor voor elkaars studenten. Het is weliswaar enorm arbeidsintensief om dat te regelen, maar voor studenten een groot voordeel.”

Eén systeem?

Maar intussen hebben de drie universiteiten nog steeds drie minorcatalogi. En ontbreekt een efficiënte en veilige datauitwisseling. Wat te doen?

“Toen we begonnen met LDE”, zegt Verstelle, “keken we naar een gezamenlijk systeem. Dat leek toen eigenlijk de enige oplossing voor het efficiënt organiseren van studentuitwisseling en het toenemende aantal gezamenlijke minors en opleidingen. Maar de conclusie was: het kost ontzettend veel geld en het duurt tien jaar voor het er staat. En ga je voor elke nieuwe alliantie waar je aan meedoet weer een nieuw systeem inrichten?”

Door een nieuwe dienst, SURFeduhub, is dit nu mogelijk, zo legt Verstelle uit: “Die haalt gegevens over vakken op uit de studiegidsen van de aangesloten instellingen en presenteert ze op een uniforme manier.”

Veilig data uitwisselen

“Die datauitwisseling is inherent veilig”, zegt Verstelle. “SURFeduhub geeft de gegevens alleen door, on the fly, en slaat ze dus niet op.”

Bij eduXchange wordt de koppeldienst bovendien gecombineerd met eduID. Dit is een digitale identiteit die verbonden is aan een individu en dus niet aan een instelling. Ze is gebaseerd op een open standaard. Ideaal dus voor een leven lang leren, maar ook voor allianties tussen instellingen.

Privacy by design is een ander voordeel van eduID. Verstelle: “Via eduID kan de student bijvoorbeeld aangeven welke gegevens hij met welke instelling wil delen. Ik verwacht dat onze privacy- en security-officers er net zo blij mee zullen zijn als die van EWUU.”

Federatieve oplossing

SURFeduhub is dus een federatieve oplossing voor een groot praktisch probleem van samenwerkende onderwijsinstellingen. “Federatief is the way to go”, zegt Verstelle.

Technisch gezien is er één voorwaarde voor SURFeduhub: elk SIS moet voorzien worden van een koppeling volgens de OOAPI-standaard. Het goede nieuws is dat elke instelling in het hoger onderwijs vanaf 2023 zo’n koppeling heeft. Want dan wordt die nodig voor het automatisch inwisselen van onderwijsgegevens naar het RIO (Registratie Instellingen en Opleidingen). Er zijn wat verschillen in de gegevens die gedeeld worden, maar de standaard is dezelfde.

Meer allianties

Straks is de koppeldienst dus overal beschikbaar. Dat belooft veel goeds voor de samenwerking tussen onderwijsinstellingen, zo meent Verstelle. “De LDE-alliantie sluit zich in maart aan op de nieuwe versie van eduXchange die nu gebouwd wordt. Maar Delft werkt bijvoorbeeld ook al jaren in een project samen met Universiteit Wageningen. Dat extra stukje onderwijs kan in de toekomst gemakkelijk worden meegenomen in het systeem.”

Verstelle verwacht dan ook dat allianties zich in aantal blijven uitbreiden. “De fysieke afstand is niet zo’n issue meer, want sinds corona kunnen we allemaal uit de voeten met online en hybride onderwijs. Leiden, Delft en Wageningen participeerden vóór die tijd trouwens al in het internationale project Virtual Exchange. Alles waar we toen administratief tegenaan liepen, kunnen we nu oplossen met de federatieve aanpak.”

Volgend jaar zal LDE via eduXchange ook joint minors gaan aanbieden. Op termijn ziet Verstelle keuzepakketten en flexibele leerroutes eveneens op deze manier geregeld worden. “De Digitaliseringsimpuls kan dat hele proces een flinke boost geven.”

Tekst: Aad van de Wijngaart